Rechnungseingang automatisieren: E-Mail, Prüfung und Ablage verbinden

Ein gemeinsames Rechnungspostfach bündelt den Eingang, beantwortet aber noch nicht, wer einen Beleg prüft, welchem Mandanten er gehört und wo er abgelegt wird. Ein nachvollziehbarer Ablauf verbindet diese Schritte und hält Ausnahmen sichtbar, bis eine zuständige Person sie geklärt hat.

Vom Eingang zur geprüften Ablage

Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Eingang, etwa einem vereinbarten E-Mail-Postfach und PDF-Uploads. Legen Sie fest, welche Angaben für Ihre Bearbeitung benötigt werden, wer die extrahierten Werte und die Mandantenzuordnung prüft und wie unvollständige oder zweifelhafte Belege weitergegeben werden. Die Originaldatei sollte zusammen mit den bestätigten Metadaten auffindbar bleiben.

Eine Extraktion ist ein Vorschlag zur Prüfung. Insbesondere Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Betrag und Mandant sollten anhand des Belegs und der vereinbarten Regeln kontrolliert werden. Welche Angaben im konkreten Fall erforderlich sind, legt das zuständige Team fest.

Fiktives Beispiel: Drei Rechnungen für zwei Mandanten

Ein kaufmännisches Team bearbeitet Rechnungen für die fiktiven Gesellschaften Nord GmbH und Süd GmbH. Zwei PDF-Rechnungen treffen per E-Mail im gemeinsamen Postfach ein; eine dritte wird als PDF hochgeladen. Die Belege und Ergebnisse sind erfunden und zeigen keine Kundenergebnisse.

• Rechnung A: Die E-Mail enthält eine PDF-Rechnung über 1.200 €. Die extrahierten Angaben stimmen mit dem Original überein, und die Rechnung ist eindeutig an Nord GmbH adressiert. Die zuständige Person bestätigt die Angaben und prüft den vorgesehenen Export von Original und Metadaten.
• Rechnung B: Eine weitere PDF-Rechnung nennt eine gemeinsame Adresse, sodass Nord und Süd infrage kommen. Das Team weist die Klärung einer verantwortlichen Person zu. Erst nach Bestätigung des Mandanten wird die Ablage fortgesetzt.
• Rechnung C: Beim hochgeladenen PDF fehlt eine für den Prozess benötigte Angabe. Die zuständige Person klärt den Sachverhalt mit dem Lieferanten und ergänzt beziehungsweise korrigiert die Daten nach Prüfung. Bis dahin bleibt der Fall offen.

Auch ein erneut eingegangener Beleg verdient eine Prüfung: Ist es dieselbe Rechnung, eine Korrektur oder ein eigener Vorgang? Vereinbaren Sie dafür eine Verantwortung und testen Sie wiederholte Eingänge im Pilot. Eine automatische Dublettenbehandlung sollte nicht vorausgesetzt werden.

Ablage und Übergabe bewusst prüfen

Prüfen Sie vor der Übergabe, ob Original, bestätigte Metadaten und Zielpfad zusammenpassen. Für eine bestehende SharePoint-Struktur, etwa nach Mandant, Jahr und Monat, müssen Pfadabbildung, Namensregeln und Berechtigungen ausdrücklich validiert werden. Klären Sie außerdem, wer Fehler im Export kontrolliert und wie eine Korrektur erfolgt.

Aivana LISA für den Rechnungseingang verbindet laut dokumentierter Produktbasis E-Mail-Eingang über IMAP oder Microsoft Graph und PDF-Uploads mit Extraktion, Mandantenzuordnung, Review und SharePoint-Export. Der Export ist einseitig: Manuelle Änderungen in SharePoint werden nicht automatisch zurücksynchronisiert. Buchhaltungsconnectoren sind modul- und konfigurationsabhängig. Der konkrete Installationsumfang, Zugriffe und Lizenzen werden im Pilot geprüft.

Eine Belegfreigabe oder Ablage ist kein Zahlungsnachweis. Das dokumentierte Banking-Modul führt keine Überweisungen aus und gleicht keine Buchungen ab. Eine S-Firm-Übergabe und Zahlungsrückmeldungen gehören zu einem gesondert zu validierenden Ausbau; die Zahlungsautorisierung bleibt eine separate Entscheidung.

Einen Pilot sinnvoll begrenzen

Wählen Sie ein Postfach, repräsentative PDFs und einige bewusst schwierige Fälle. Vereinbaren Sie Mandantenregeln, Prüffelder, Rollen und das Ablageziel. Messen Sie im Pilot Bearbeitungszeit, Rückfragen und Korrekturen und prüfen Sie, ob Belege nach der Übergabe wiedergefunden werden. So kann das Team entscheiden, welche Erweiterung für den eigenen Ablauf sinnvoll ist.