Ihr Arbeitsablauf im Fokus
Rechnungseingang automatisieren: vom Beleg zur geprüften Ablage
Verbinden Sie E-Mail- und PDF-Eingang, Extraktion, Mandantenzuordnung und Review in einem abgestimmten Ablauf mit SharePoint-Export.
Rechnungseingang-Pilot besprechenFür wen dieser Ablauf passt
Für Buchhaltung und operative Teams, die Rechnungen mehrerer Mandanten strukturiert erfassen und prüfen.
Die Aufgabe im Alltag
Ein gemeinsames Postfach löst die Zuständigkeit für eine Rechnung noch nicht. Unklare Mandanten, fehlende Angaben und uneinheitliche Ablage erzeugen Rückfragen. Ein klarer Eingang mit bestätigter Zuordnung und zuständigem Review macht den nächsten Bearbeitungsschritt sichtbar und schafft eine Grundlage für die Dokumentenablage.
Konkretes Arbeitsbeispiel
Fiktives Beispiel: Drei Belege im gemeinsamen Postfach
Ein Team verarbeitet PDF-Rechnungen für zwei Mandanten. Es bestätigt extrahierte Angaben und klärt Ausnahmen, bevor Original und Metadaten exportiert werden.
| Beleg | Prüffall | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Rechnung A | Mandant eindeutig, Angaben bestätigt | Freigegebenen SharePoint-Export prüfen |
| Rechnung B | Zwei mögliche Mandanten | Zuordnung durch zuständige Person bestätigen |
| Rechnung C | Pflichtangabe fehlt | Rückfrage zuweisen und Beleg ergänzen |
Fiktive Belege, keine Kundenergebnisse. Eine abgeschlossene Prüfung oder Ablage ist kein Zahlungsnachweis. Der genaue Modul- und Installationsstand wird im Pilot bestätigt.
So entsteht ein nutzbarer Ablauf
Pilot-Eingang auswählen
Beginnen Sie mit einem abgestimmten Postfach oder PDF-Eingang und repräsentativen Belegen einschließlich typischer Ausnahmen.
Zuordnung und Review festlegen
Definieren Sie Mandantenregeln, benötigte Angaben, Rollen und die Person, die eine unsichere Extraktion oder Zuordnung bestätigt.
Belege verarbeiten und Ausnahmen klären
Prüfen Sie Extraktion und Zuordnung. Geben Sie Rückfragen gezielt weiter und bestätigen Sie die Angaben vor der Ablage.
Ablage und Übergabe validieren
Prüfen Sie Original, Metadaten und SharePoint-Zielpfad. Testen Sie gegebenenfalls modulabhängige Buchhaltungsconnectoren und erfassen Sie Korrekturen im Pilot.
Das brauchen wir zum Start
- Passende Zugriffe auf den abgestimmten Eingang und SharePoint sowie repräsentative Testbelege.
- Bestätigte Mandanten- und Rollenregeln, Review-Zuständigkeiten und geprüfte Pfadabbildung für Ihre Ablagestruktur.
- Module, Lizenzen, Berechtigungen und Buchhaltungsschnittstellen im Pilot konkret vereinbaren.
Was Sie vorher wissen sollten
- Die dokumentierte Produktbasis umfasst Eingang, Extraktion, Zuordnung, Review, Rollen, SharePoint-Export und modulabhängige Buchhaltungsconnectoren; der konkrete Installationsstand wird geprüft.
- SharePoint-Export ist einseitig. Manuelle Änderungen in SharePoint werden nicht automatisch zurücksynchronisiert.
- Das dokumentierte Banking-Modul umfasst Verbindungen, ausgewählte Konten und Kontostatus, keine Überweisungen und keinen Buchungsabgleich.
- Erweiterter Zahlungs- und Ablageprozess, S-Firm-Übergabe und Zahlungsrücklauf gehören zum gesondert zu validierenden Ausbau. Belegfreigabe und Zahlungsautorisierung bleiben getrennte Entscheidungen.
Häufige Fragen zu diesem Ablauf
Was passiert bei einer unsicheren Mandantenzuordnung?
Definieren Sie einen Review-Schritt und eine verantwortliche Rolle. Im Pilot prüfen Sie mit repräsentativen Belegen, wie unklare Zuordnungen erkannt und bestätigt werden.
Können wir unsere bestehende SharePoint-Struktur nutzen?
Der Export ist dokumentiert. Ihre Ordner- und Namensregeln benötigen eine ausdrücklich geprüfte Pfadabbildung und passende Berechtigungen.
Bezahlt LISA freigegebene Rechnungen?
Das dokumentierte Banking-Modul führt keine Zahlungen aus und gleicht keine Buchungen ab. Eine mögliche S-Firm-Übergabe wird gesondert validiert und ersetzt keine Zahlungsautorisierung.
Wie starten wir?
Bringen Sie einen klaren Eingang, Beispielbelege, Mandantenregeln und die gewünschte Ablage mit. Im Pilotgespräch legen Sie Module, Schnittstellen und Prüfschritte fest.
Den nächsten Schritt konkret machen
Bringen Sie Ihren bestehenden Ablauf und ein typisches Beispiel mit. Gemeinsam klären wir, welche Daten, Systeme und Verantwortlichkeiten für den Einstieg relevant sind.
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